Artikel: Buchungsmodelle in KleanApp
Buchungsmodelle können auf verschiedenen Ebenen angelegt werden:
1. Buchungsmodelle je Objektgruppe
Stammdaten > Objektgruppen > gewünschte Objektgruppe bearbeiten
Auf der ersten Seite (Reiter Stammdaten) finden Sie im unteren Bereich die Tabelle Buchungsmodelle
Wird ein Buchungsmodell auf dieser Ebene angelegt, gilt dieses Buchungsmodell für alle Objekte, die dieser Objektgruppe zugeordnet wurden. Jeder Scan der Mitarbeiter in diesen Objekten wird mit einbezogen.
2. Buchungsmodelle je Objekt
Stammdaten > Objekte > gewünschtes Objekt bearbeiten
Im Reiter Zeiterfassung im unteren Bereich finden Sie die Tabelle Buchungsmodelle
Wird ein Buchungsmodell je Objekt angelegt, gilt dieses Buchungsmodell für dieses Objekt. Jeder Scan der Mitarbeiter in diesem Objekt wird mit einbezogen.
3. Buchungsmodelle je Mitarbeiter (Benutzer)
Benutzerverwaltung > gewünschten Mitarbeiter bearbeiten
Im Reiter Zeiterfassung unterhalb der letzten Scans finden Sie die Tabelle Buchungsmodelle
Wird ein Buchungsmodell je Mitarbeiter angelegt, gilt dieses Buchungsmodell für diesen Mitarbeiter. Jeder Scan des Mitarbeiters wird bei jedem Objekt mit einbezogen.
Ob bereits Buchungsmodelle in der Objektgruppe, im Objekt oder im Mitarbeiterstamm (Benutzerverwaltung) angelegt sind, sehen Sie in der jeweiligen Übersicht als gesonderte Spalte.
Unabhängig davon, wo Sie das Buchungsmodell hinterlegen möchten, ist die Vorgehensweise immer die selbe:
Neuer Eintrag:
Es erscheint eine Übersicht der zur Auswahl stehenden Buchungsmodelle:
Die einzelnen Buchungsmodell-Arten erklären wir nachfolgend mit Beispielen aus der Praxis:
Fester Abzug Minuten
Bei den Gehen-Buchungen werden immer X Minuten abgezogen.
Abschnitt 3.1 Rahmentarifvertrag mit Gültigkeit ab 31.10.2019:
Die Arbeitszeit beginnt und endet an der Arbeitsstelle. Haben Beschäftigte vor oder nach Aufsuchen der Arbeitsstelle eine betriebliche Sammelstelle (Aufenthalts-, Umkleide- oder Putzraum) aufzusuchen, beginnt oder endet die Arbeitszeit dort.
Befindet sich der Barcode oder das Terminal beim Kundenempfang, der Aufenthaltsraum der Mitarbeiter jedoch weiter entfernt, erfolgt die Zeiterfassung ab Kundenempfang, und nicht ab Sammelstelle. Um die Ist-Zeiten anzupassen, könnten Sie folgende Einstellung auf Objektebene vornehmen:
Der Mitarbeiter scannt sich um 17:00 Uhr aus, die GEHEN-Zeit wird automatisch um 10 Minuten gekürzt, der GEHEN-Scan wird auf 16:50 Uhr geändert.
Fester Zuschlag Minuten
Bei den Gehen-Buchungen werden immer X Minuten aufgeschlagen.
Der Mitarbeiter nimmt jeden Mittwoch und jeden Freitag nach der Reinigung den Abfall mit zu den Mülltonnen des Kunden und verlässt danach das Kundenobjekt. Damit der Mitarbeiter nicht zurück zur Putzkammer gehen muss, wo der Barcode oder das Terminal hängt, können Sie diesem beispielsweise 15 Minuten zusätzlich zu den Gehen-Zeiten zuweisen.
Um die Ist-Zeiten anzupassen, könnten Sie folgende Einstellung auf Mitarbeiterebene vornehmen:
Maximale Arbeitszeit Minuten
Wenn die Arbeitszeit (netto) länger ist als der angegebene Wert, so wird sie auf diesen Wert gekürzt.
Der Kunde gibt vor, dass die Mitarbeiter lediglich in der Zeit von 05:00-07:45 Uhr im Objekt sein dürfen. Sie planen Ihre Mitarbeiter für die Zeit von 05:00-07:00 Uhr ein. Sollten die Mitarbeiter um 45 Minuten länger arbeiten, möchten Sie, dass die Arbeitszeit auf 2,75 Stunden gekürzt wird. Die Kürzung von Arbeitszeiten bedarf auf jeden Fall einer Vereinbarung mit den Mitarbeiten, damit berechtigte Arbeitszeitverlängerungen dennoch erfasst werden.
Dieses Buchungsmodell könnte auf Objektebene so aussehen:
Karenz Sollarbeitszeit Minuten
Wenn die Ist-Arbeitszeit länger als die Soll-Arbeitszeit ist, aber um weniger als X Minuten von dieser abweicht, wird die Gehen Buchung so geändert, dass die Ist-Arbeitszeit gleich der Soll-Arbeitszeit ist.
Mit diesem Buchungsmodell können Schwankungen in der Zeiterfassung ausgeglichen werden. In diesem Beispiel ist der Mitarbeiter für 6 Stunden geplant. Die Kommen-Buchung wurde manuell eingegeben (09:00 Uhr), die Gehen-Buchung wurde um 15:05 Uhr über den Barcode vorgenommen, die Gehen-Buchung wird auf 15:00 Uhr geändert.
Die Ist-Arbeitszeit ist um 5 Minuten länger als die Sollzeit, weicht aber weniger als 15 Minuten von der Sollzeit ab. Deswegen wird die Gehen-Buchung so geändert, dass die Ist-Arbeitszeit gleich der Soll-Arbeitszeit ist.
Dieses Buchungsmodell könnte auf der Mitarbeiterebene so aussehen:
Bitte beachten Sie, dass die Buchungsmodelle bei manuellen Buchungen der Zeiterfassung nicht greifen.
Karenz maximale Arbeitszeit Einsatzdaten Minuten
Wenn die Ist-Arbeitszeit um mehr als X Minuten von der maximalen Arbeitszeit laut Einsatzdaten abweicht, wird die Gehen-Buchung so geändert, dass die Ist-Arbeitszeit gleich der maximalen Arbeitszeit ist.
Dieser Mitarbeiter hat eine Soll-Arbeitszeit lt. Einsatzdaten von täglich 1,50 Stunden.
Wenn die Ist-Arbeitszeit um mehr als 30 Minuten von der maximalen Arbeitszeit lt. Einsatzdaten von täglich 1,50 Stunden abweicht, wird die Gehen-Buchung so geändert, dass die Ist-Arbeitszeit gleich der maximalen Arbeitszeit ist.
KOMMEN-Buchung = 13:44 Uhr
GEHEN-Buchung = 15:55 Uhr (= 2 Stunden und 11 Minuten tatsächliche Ist-Arbeitszeit)
Das Buchungsmodell bewirkt, dass die Buchung auf 1,50 Stunden (siehe Einsatzdaten) reduziert wird, da die Differenz von 41 Minuten größer als die erlaubten 30 Minuten ist.
Aufrunden Kommen/ Abrunden Gehen
Bei KOMMEN-Buchungen wird auf die nächste glatte Zeit aufgerundet. / Bei GEHEN-Buchungen wird auf die nächste glatte Zeit abgerundet.
Mit diesem Buchungsmodell können Sie den Kommen-Scan auf- und den Gehen-Scan abrunden, um Schwankungen auszugleichen.
KOMMEN-Buchung = 14:07 Uhr = auf die nächste Viertelstunde aufgerundet = 14:15 Uhr
GEHEN-Buchung = 15:52 Uhr = auf die nächste Viertelsunde abgerundet = 15:45 Uhr
Zeitraum Start und Ende (Kommen) / Zeitraum Start und Ende (Gehen)
Keine Kommen-Buchung vor dieser Uhrzeit zulassen, ansonsten wird der Scan nicht gespeichert. Sowohl Zeitraum Ende wie auch Zeitraum Start müssen angegeben sein. / Keine Gehen-Buchung vor dieser Uhrzeit zulassen, ansonsten wird der Scan nicht gespeichert. Sowohl Zeitraum Ende wie auch Zeitraum Start müssen angegeben sein.
Es werden zwischen der eingegebenen Uhrzeit keine KOMMEN-Buchung erlaubt.
Es werden zwischen der eingegebenen Uhrzeit keine GEHEN-Buchung erlaubt.
Beispiel: Sie möchten in der Zeit vor 5:00 und nach 22:00 Uhr keine KOMMEN- und GEHEN-Buchungen erlauben, damit die Mitarbeiter angehalten werden, zur geplanten Arbeitszeit die Reinigung durchzuführen.
Kommen auf Schichtbeginn ändern "Bis"
Wenn es einen passenden Dienstplan-Eintrag zum KOMMEN-Scan gibt und der KOMMEN-Scan liegt vor dem Beginn des Einsatzes abzüglich der angegebenen Zeitdauer in Minuten, dann wird der KOMMEN-Scan auf den Beginn laut Dienstplan gesetzt.
Schichtbeginn laut Dienstplan heute ist um 17:30 Uhr.
Der Mitarbeiter ist schon früher im Objekt und scannt sich um 17:22 Uhr ein.
Das Buchungsmodell ändert den KOMMEN-Scan automatisch auf 17:30 Uhr.
Kommen auf Schichtbeginn ändern "Ab"
Wenn es einen passenden Dienstplan-Eintrag zum KOMMEN-Scan gibt und der KOMMEN-Scan liegt maximal um die angegebene Anzahl Minuten vor dem Beginn des Einsatzes, dann wird der KOMMEN-Scan auf den Beginn laut Dienstplan gesetzt.
Schichtbeginn laut Dienstplan heute ist um 18:00 Uhr.
Der Mitarbeiter ist schon früher im Objekt und scannt sich um 17:48 Uhr ein.
Das Buchungsmodell ändert den KOMMEN-Scan automatisch auf 18:00 Uhr.
Karenz Schichtbeginn und Schichtende
KOMMEN-Buchungen nicht zulassen, wenn X Minuten vor Arbeitsbeginn laut Dienstplan - Buchung wird nicht gespeichert. / GEHEN-Buchungen nicht zulassen, wenn X Minuten nach Arbeitsende laut Dienstplan - Buchung wird nicht gespeichert.
Schichtbeginn laut Dienstplan heute ist um 09:30 Uhr.
Der Mitarbeiter möchte sich um 09:00 Uhr einscannen. Der Scan wird nicht akzeptiert.
Zeiten anpassen
Wenn VOR dieser Zeit gescannt wird, dann wird der Scan auf diese Uhrzeit geändert. / Wenn NACH dieser Zeit gescannt wird, dann wird der Scan auf diese Uhrzeit geändert.
Ein Einscannen vor dieser Uhrzeit und ein Ausscannen nach dieser Uhrzeit wird nicht gespeichert.
Ausgeschlossene Wochentage
Am Sonntag soll keine Arbeitszeiterfassung via Scan möglich sein. Wird dieses Buchungsmodell für eine Objektgruppe angelegt, gilt dies für alle Objekte innerhalb dieser Objektgruppe.
Bitte testen Sie jede Einstellung, ob das gewünschte Ergebnis ausgegeben wird. Buchungsmodelle können kombiniert werden. Es kann jedoch sein, dass ein bei der Objektgruppe oder beim Objekt eingegebenes Buchungsmodell mit dem Buchungsmodell beim Benutzer kollidieren kann.
Wir möchten darauf hinweisen, dass wir diverse Möglichkeiten für das Einstellen von Buchungsmodellen zur Verfügung stellen. Die durch Sie vorgenommenen Einstellungen erfolgen unter Ausschluss einer Gewährleistung durch KleanApp. Bitte beachten Sie rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben und halten hierzu Rücksprache mit Ihrem Rechtsberater.