Eine Funktion von KleanApp ist die Qualitätskontrolle. Dabei wird jeweils ein Raum im Objekt einzeln kontrolliert und detailliert bewertet. Mit der Protokollfunktion können Audits und gemeinsame Begehungen dokumentiert werden. Die Qualitätsberichte bieten mit Grafiken, Statistiken und Bildern einen umfassenden Überblick der Reinigungsqualität.
Programmfunktionen im Überblick
Digitale Prozesse in der Gebäudereinigung
Qualitätskontrolle
AdHoc und geplante Kontrollen (auch nach DIN 2859-1)
Bei AdHoc Kontrollen wählen Sie die zu kontrollierenden Räume aus. Bei geplanten Kontrollen erstellt der Zufallsgenerator nach Ihren Kriterien eine Liste der zu kontrollierenden Räume im Objekt. Als Kriterien können Sie die DIN 2859-1 oder weitere raumbezogenen Daten wählen.
Einbindung Ihrer Leistungsverzeichnisse
Sie können in KleanApp Ihre Leistungsverzeichnisse vollständig einbinden oder aber die Kontrollobjekte nach Nutzungsarten bzw. Raumgruppen festlegen.
Stammdaten verwalten
Sie können alle wichtigen Einstellungen (Intervalle, Bewertungsmodus, Kontrollobjekte, etc.) jederzeit selber am System vornehmen.
Ticketsystem
Ein Ticketsystem ist eine Softwarefunktion, die es ermöglicht Kundenanliegen (Tickets) wie Angebote, Beschwerden oder Störungen professionell zu erfassen, bearbeiten und nachzuverfolgen.
Automatische Tickets zur Nacharbeit und Nachkontrolle
Im Rahmen der Qualitätskontrollen legt das System automatisch bei schlechten Bewertungen Tickets zur Nacharbeit an. Auch Nachkontrollen können über das System automatisch erstellt werden. Über ein ausgefeiltes Rechtesystem landen die Tickets in Echtzeit bei der verantwortliche Person.
Einbindung von Kunden und Besuchern via QR-Code
Über einen QR-Code z.B. im WC können Kunden und Besucher Auffälligkeiten und Mängel melden. Darüber hinaus können auch über einen objektspezifischen Link Tickets gemeldet werden.
Einbindung bestehender Ticketsysteme (per E-Mail)
KleanApp kann eingehende E-Mails in Tickets umwandeln und dem richtigen Objekt bzw. den verantwortlichen Mitarbeitern zuordnen. So können Sie auch bestehende Ticketsystem z.B. von Kunden einbinden.
Zeiterfassung
KleanApp bietet verschiedene Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung.
Barcode, NFC, iBeacons, Telefon und Terminal
KleanApp unterstützt die Scannmethoden Barcode und NFC-Tags, sowie die Zeiterfassung über Telefon und Terminals. Je nach Projekt und gegebenheiten vor Ort können Sie zwischen den einzelnen Methoden wählen.
Warnmeldungen in Echtzeit (optional mit GPS-Tracking)
Zahlreiche Warnmeldungen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit. Sie werden zeitnah informiert, wenn ein Mitarbeiter nicht im Objekt erscheint oder es Auffälligkeiten (Scan außerhalb des Objektes) gibt. So können Sie handeln, bevor Ihr Kunde sich beschwert.
Berichtswesen
Alle Daten können im Berichtswesen bearbeitet und für die Weiterverarbeitung exportiert werden. Die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter werden in Echtzeit übersichtlich aufgelistet.
Finanzen
Der gesamte Prozess vom Angebot bis zur fertigen Rechnung - inklusive Arbeitsscheine und Sonderleistungen - ist in KleanApp abgebildet.
Angebote
Mit KleanApp erstellen Sie schnell aus vorgefertigten Textbausteinen Angebote über die verschiedensten Leistungen - egal ob Einmalauftrag, Monatspauschale oder Abrechnung nach Arbeitsschein.
Arbeitsscheine und Sonderleistungen
Ihre Mitarbeiter können über unsere App vor Ort die Arbeitscheine vom Kunden digital unterschreiben lassen. Der unterschriebene Arbeitsschein wird dann sofort per E-Mail an den Innendienst gesendet. Auch nicht beauftragte spontane Einsätze können vor Ort schnell erfasst und vom Kunden per Unterschrift bestätigt werden.
Rechnungen
Aus den Aufträgen kann per Knopfdruck die Rechnung erzeugt werden, entweder einzeln oder komplett als Rechnungslauf. Arbeitsscheine und Sonderleistungen werden als PDF mit Kundenunterschrift automatisch an die Rechnung angehängt.
CRM
Unser Modul CRM dokumentiert und lenkt die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Innendienst und Ihren Kunden.
Übersichtliche Darstellung
Wenn ein Kunde anruft, sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Vorgänge - alle E-Mails, Tickets, Notizen und Anrufe.
Automatischer E-Mail Import
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails Ihres Innendienstes und Ihrer Kunden können auf Wunsch automatisch nach KleanApp importiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen werden.
Formulare
Um Ihnen auf dem Weg der Digitalisierung einen weiteren Baustein an die Hand zu geben, können Sie Ihre Formulare mit KleanApp elektronisch abbilden. Die Formulare können Sie in unser Ticketsystem einbinden oder als Auswahl beim Objekt hinterlegen.
Einsatzbereiche elektronischer Formulare
Unsere Kunden setzen Formulare ein für:
- Abnahmescheine
- Objektaudits
- Checklisten
- Materialbestellungen
Formularfelder selber definieren
Über unserer Webseite erstellen Sie einzelne Formularfelder und über die App kann das Formular dann aufgerufen, ausgefüllt, unterschrieben und gespeichert werden. Ebenso können Fotos als Nachweise integriert werden.
Formulardesigner - PDF-Datei selber gestalten
Sie können das Ergebnis (ausgefülltes Formular als PDF-Dokument) selber entwerfen und mit Ihrem Firmenlogo und Farbschema ergänzen.
Fuhrpark (GPS Tracking) und Führerscheinkontrolle
Die Führerscheinkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Flottenmanagements. Jedes Unternehmen, welches seinen Mitarbeitern Dienst- oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss regelmäßig die Führerscheine der Mitarbeiter kontrollieren. Mit dem GPS-Tracking der Fahrzeuge ergänzen wir das Modul Fuhrpark.
Fuhrpark (GPS-Tracking)
Im Fahrzeug wird ein GPS-Tracker verbaut. Auf einer Karte können live Sie die Wege und Standorte Ihrer Fahrzeuge nachverfolgen.
Führerscheinkontrolle
Autorisierte Personen in Ihrem Unternehmen können mit unserer App die Führerscheine der Mitarbeiter kontrollieren. Die App legt nach Ihren Vorgaben (monatlich, alle drei Monate, etc.) automatisch für jeden Mitarbeiter die nächste Kontrolle und eine Erinnerung an. Für die einzelnen Mitarbeiter wird bei dieser Variante keine Lizenz benötigt.
Führerschein Eigenkontrolle
Mit Hilfe eines NFC-Chips auf dem Führerschein können Mitarbeiter ihren Führerschein über die App scannen. Die Führerscheinkontrolle ist damit dokumentiert. Fehlende Kontrollen werden übersichtlich auf der Webseite dargestellt.
Inventarisierung und DGUV-Prüfung
Mit unserem Modul Inventar können Sie Ihre elektrischen Geräte wie Staubsauger erfassen, den Standort nachverfolgen, DGUV-Prüfungen dokumentieren und sich bei fälligen Prüfungen erinnern lassen.
DGUV-Prüfungen
Sie erhalten monatlich eine Übersicht bei welchen Geräten eine DGUV-Prüfung ansteht und wo sich diese Geräte gerade befinden. Die Geräte werden eingesammelt, ins Lager gefahren und dort vom Fachmann geprüft. Das Prüfdatum wird dokumentiert und die Dokumente beim Gerät hinterlegt.
Welches Gerät befindet sich wo
Durch das Scannen des Barcodes sieht man genau, welches Gerät sich wo befindet. Wenn ein Mitarbeiter das Gerät aus dem Lager mit in ein Objekt nimmt oder ein Gerät von einem Objekt ins andere bringt, wird das Objekt ausgewählt und anschließend der Barcode gescannt. Das Gerät wird automatisch dem neuen Objekt zugeordnet.
Export für die Buchhaltung
Ihre Buchhaltung kann die Daten als Liste für die Berechnung der jährlichen Abschreibungen (Anlagevermögen/GWG) exportieren.
Dashboard-, Formular- und Berichtsdesigner
Wir haben drei verschiedene Tools mit denen Sie Formulare, Berichte und auch unser Dashboard komplett auf Ihre Bedürfnisse anpassen und frei gestalten können.
Der Formulardesigner
In KleanApp können Sie beliebig viele Formulare digitalisieren und zur Bearbeitung in der App bereitstellen. Mit unserem neuen Designer können Sie die Ergebnisse (PDF-Dateien) auch individuell mit Logo o.ä. gestalten.
Der Dashboarddesigner
Neben unserem Standard-Dashboard können Sie verschiedene individuelle Dashboards erstellen und sich so genau die Informationen zusammenstellen, die Ihnen wichtig sind. Mit einem individuellen Dashboard bekommen die einzelnen Funktionen (Objektleiter, Innendienst und Management) genau die Auswertungen und Informationen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.
Der Berichtsdesigner
Wir bieten Ihnen bereits einige Standardberichte an und bestehende Filter lassen sich die Daten optimal analysieren. Darüber hinaus können Sie sich Ihre Berichte selber zusammenstellen und mit unserem Berichtsdesigner auch optisch ansprechend und übersichtlich gestalten. Die erstellten Berichte lassen sich dann per Klick als PDF-Datei oder Excel-Datei abrufen.
Schulungen
Mit unserem Modul Schulungen können Sie die Weiterbildung, Schulungen und Sicherheitsunterweisungen Ihrer Mitarbeiter verwalten, durchführen und nachverfolgen. Sie werden bei fälligen Schulungen informiert.
Schulungen über die App durchführen
Objektleitungen können über das Tablet Videos und Schulungsunterlagen abspielen. Der Mitarbeiter bestätigt die Teilnahme per Unterschrift auf dem Tablet. Die Schulungsteilnahme und die Bestätigung mit Unterschrift wird auf der Webseite dokumentiert. Sie erreichen eine einheitliche Qualität durch die Verwendung von vorgegeben Schulungsmaterial.
Schulungen verwalten
Auf der Webseite können Sie neue Schulungen anlegen und bestehende verwalten. Sie können dort festlegen, für welche Mitarbeiter oder welche Funktionen diese Schulung verpflichtend ist. In großen Unternehmen können auch einzelne Bereiche festgelegt werden, in denen die Schulung unabdingbar ist (Reinraum, Produktion).
Schulungsbedarf erkennen und analysieren
Übersichtlich sehen Sie, wann welche Schulungen/Unterweisungen auslaufen und welche Mitarbeiter wann neu geschult werden müssen. Sie können Ihre Planung dann darauf abstellen.
Schlüsselübergabe
Die Weitergabe von Schlüsseln und anderen wichtigen Gegenständen an Mitarbeiter kann hiermit nachverfolgt werden.
Genaue Identifikation der Schlüssel
Jeder Schlüsselbund ist mit einem NFC-Anhänger ausgestattet. Durch Einlesen des Tags kann der Schlüsselbund so eindeutig identifiziert werden.
Unterschrift des Empfängers
Der Mitarbeiter der die Schlüssel in Empfang nimmt unterschreibt auf dem Display des Handys oder Tabletts des Ausgebers. Damit ist eine genaue Dokumentation der Übergabe gewährleistet.
Dienstplan
Mit dem Modul Dienstplan können Sie Arbeits- und Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und die betreuten Objekte festlegen und bewahren so einen Überblick über die Auslastung und Einteilung Ihres Personals.
Arbeitszeitfenster und Wochenarbeitszeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter die möglichen Start- und Endzeiten und die maximale Arbeitszeit je Wochentag eintragen, ebenso die vertragliche Wochenarbeitszeit. Beim Objekt können Sie hinterlegen, in welchem Zeitfenster gereinigt werden darf.
Einteilung über Drag&Drop
Über die interaktive Kalenderansicht können Sie Mitarbeiter auf Objekte verplanen. Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan nach Objekt oder nach Benutzer zu erstellen. Die Zuweisung erfolgt einfach über Drag&Drop, Uhrzeit und Wiederholungen können nachträglich bearbeitet werden. Die Anzeige der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden ermöglicht Ihnen die Auslastung der Mitarbeiter und Objekte zu erfassen.
Soll- / Ist-Stunden in der Zeiterfassung
Die Sollstunden beim Mitarbeiter und/oder Objekt werden in die Zeiterfassung übernommen und können dort gegenübergestellt und analysiert werden.
Termine/Aufgaben
Die Module Termine und Aufgaben ermöglichen es, anstehende Ereignisse digital zu erfassen. Die Terminansicht gibt Mitarbeitern einen Rundum-Überblick, denn hier laufen alle wichtigen Events aus anderen KleanApp-Modulen zusammen.
Termine - Kalenderansicht und Benachrichtigung bei Fälligkeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter Termine eintragen und verwalten. Automatisch werden aus den anderen KleanApp-Modulen folgende wichtige Ereignisse als Termin übernommen: fällige Tickets, Aufgaben, geplante Kontrollen, Sollstunden aus Schnittstellen und aus unserem Dienstplan, sowie Daten aus dem Modul Reinigungsdokumentation. Durch die Kalenderübersicht in App und Web und die automatische Benachrichtigung über Push-Mitteilungen verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Events mehr.
Aufgaben - behalten Sie den Überblick, was wurde erledigt?
Mit dem Modul Aufgaben können Sie Mitarbeitern Tätigkeiten zuweisen. Im Unterschied zum Ticketsystem sind Aufgaben für Tätigkeiten/Erledigungen gedacht, die keinen eigenen Workflow wie beim Ticketsystem benötigen. Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben in der App abhaken und über die Webseite haben Sie alles im Blick.
