Artikel: Der Digitale Objektordner
Schaffen Sie Rechtssicherheit mit Ihrem Digitalen Objektordner in der Gebäudereinigung!
Sie können in KleanApp Objektgruppen erstellen, diese mit Berechtigungen versehen und QR-Codes je Objekt generieren. Dadurch können Sie auch außenstehenden Personen, wie z.B. dem Kunden Zugang zu Vorschriften gewähren und unterstützen dabei Ihre Fürsorgepflicht.
Gehen Sie hierzu auf den Reiter Dokumente im linken Kontextmenü auf der KleanApp Startseite. Klicken Sie unterhalb der Liste der Dokumente auf den Button Gruppen bearbeiten. Sie gelangen zur Übersicht über die angelegten Dokumentengruppen. Klicken Sie hier auf Neuer Eintrag.
Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und legen Sie fest, ob Dokumente der Gruppe automatisch mit der App synchronisiert werden sollen, die Dateien stehen Ihnen dann auch offline zur Verfügung. Klicken Sie abschließend auf Speichern.
Ist die Dokumentengruppe benannt, legen Sie die Berechtigungen je Rechtegruppe hierfür an. Sie können wählen zwischen KeinZugriff, Volzugriff und NurLesen.
Nun können Sie auf dem Reiter Stammdaten für objektspezifische Dokumente einen QR-Code erstellen. Dieser beinhaltet alle Dokumente einer Dokumentengruppe für dieses Objekt.
Diesen QR-Code können Sie anschließend im Objekt anbringen, um Ihren Mitarbeitern und Kunden einen einfachen und schnellen Zugriff auf öffentliche Dokumente zu geben.
QR-Code zu einem Objekt generieren
Gehen Sie hierzu auf den Reiter Dokumente im linken Kontextmenü auf der KleanApp Startseite. Klicken Sie unterhalb der Liste der Dokumente auf den Button Gruppen bearbeiten. Sie gelangen zur Übersicht über die angelegten Dokumentengruppen. Wählen Sie die Gruppe aus, zu der Sie QR-Codes erstellen möchten und gehen Sie auf Bearbeiten.
Unterhalb der Stammdaten zu der Dokumentengruppe können Sie ein Objekt auswählen, für welches ein QR-Code erstellt werden soll. Der QR-Code wird dann alle Dokumente der Dokumentengruppe, die diesem Objekt zugeordnet sind, beinhalten. Wenn Sie ein Objekt ausgewählt haben, klicken Sie auf QR-Code generieren.
Daraufhin wird Ihnen der QR-Code und die zugehörige URL und TinyURL angezeigt, sowie eine Auflistung über die aktuell unter der URL abrufbaren Dokumente. Sie können den QR-Code ausdrucken oder als Word-Datei herunterladen.
Wird dieser QR-Code mit dem Smartphone gescannt (z.B. mit der Foto-App oder einem QR-Code-Scanner), werden Sie auf die entsprechende Internetseite weitergeleitet und können auf die Dokumente zugreifen.
Um Ihren Digitalen Objektordner zu vervollständigen können Sie weitere Dokumente hochladen. Hierzu gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen.
Variante 1: Dokumente hochladen über das Menü Dokumente
Gehen Sie hierzu auf den Reiter Dokumente im linken Kontextmenü auf der KleanApp Startseite und hier auf den Reiter Neu anlegen.
Sie vergeben einen Namen und wählen die Objektgruppe aus, hier "Objektordner Öffentlich".
Als nächstes können Sie auswählen, ob die Datei bei einem Objekt, bei allen Objekten oder bei allen Objekten einer Objektgruppe veröffentlicht werden soll.
Ist die Auswahl getroffen, wählen Sie die Datei und Speichern den Vorgang.
Variante 2: Dokumente hochladen über Stammdaten > Objekte
Gehen Sie hierzu auf den Reiter Stammdaten und danach auf Objekte im linken Kontextmenü auf der KleanApp Startseite und hier in den Bearbeitungsmodus, sodass Sie in die Stammdaten des ausgewählten Objektes gelangen.
Im Reiter Dokumente sind alle Dokumente für dieses Objekt hinterlegt, unter anderem die Dokumente für die Objektgruppe "Objektordner Öffentlich".
Im unteren Bereich können Sie weitere Dateien hochladen und die Zuordnung für diese Datei festlegen.
Die Zuordnung des Dokuments erfolgt automatisch für dieses Objekt. Möchten Sie dieses Dokument weiteren Objekten zur Verfügung stellen, können Sie wieder in das Menü Dokumente wechseln und hier das Dokument auswählen und bearbeiten.
Mit diesen verschiedenen Möglichkeiten wurden weitere Dokumente hochgeladen. Wird jetzt der selbe QR-Code gescannt, ist die Anzeige auf dem Smartphone vervollständigt.
Unabhängig davon, ob Sie einen QR-Code für diese Objektgruppe erstellt haben oder nicht, können Sie die Dokumente einsehen, vorausgesetzt, der Benutzer verfügt über die entsprechenden Rechte (Stammdaten > Mitarbeiter > Rechtegruppen):
Wie Sie die Dokumente in der Web-Anwendung von KleanApp ansehen können, ist im Text oben bereits beschrieben. In der App auf dem Smartphone oder dem Tablet gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Sie klicken auf den Button "Objekte" und wählen dort das entsprechende Objekt aus, z.B. Supermarkt. Innerhalb dieses Objektes sehen Sie den Button Dokumente. Hier sehen Sie die hinterlegten Dokumente.
Sind weitere Objektgruppen für die Benutzergruppe freigegeben, können diese auch mithilfe der Filterfunktion separat angezeigt werden.
Hinweis: Welche Inhalte in Ihren Objektordner gehören, regeln Sie anhand gesetzlicher und interner Vorgaben. Wir haben Ihnen hier einige Beispiele gezeigt, wie ein Digitaler Objektordner aufgebaut sein könnte. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben nicht rechtsverbindlich sind.