In Bearbeitung - Artikel: KleanApp Dokumente hinzufügen

In KleanApp haben Sie die Möglichkeit beim Objekt Dokumente zu hinterlegen,

die über die Webseite und über die App einsehbar sind. 

Unsere Kunden legen hier zum Beispiel Sicherheitshinweise, allgemeine Mitarbeiterinformationen,

Teile der Objektmappe und Reinigungspläne sowie Angebots- und Kalkulationsdaten ab.

Voraussetzungen:

Die Nutzer benötigen hierfür das Recht Dokumente. Über die Rechteverwaltung können Sie dies

über die Rechtegruppe oder direkt beim Mitarbeiter einstellen. 

Dokumente: Lese- und Schreibrechte verwalten:

Sie können Ihre Dokumente optional noch in Gruppen zusammenfassen

und Lese- und Schreibrechte je nach Gruppe vergeben.

Sie benötigen diese Funktion, wenn Sie Dokumente hinterlegen, die nicht für alle Mitarbeiter einsehbar sein sollen.

Dokumente > Gruppen bearbeiten

Legen Sie hier Ihre Dokumentgruppen an. z.B.

Wenn Sie jetzt Dokumente hochladen (Dokumente > Neu anlegen), können Sie eine Gruppe auswählen.

Sie laden an dieser Stelle das Dokument für alle oder für ein Objekt hoch.

Das neue Dokument benötigt zunächst einen Namen.

Gleichzeitig können Sie dieses Dokument einer Objektgruppe zuordnen.

Anschließend wählen Sie ein Objekt aus.

Standardmäßig wird ein Dokument bei dem ausgewählten Objekt angelegt ("Bei einem Objekt (siehe Objektauswahl) anlegen").

Sie können aber auswählen, ob das neue Dokument bei allen Objekten oder bei einzelnen Objektgruppen (Stammdaten > Objektgruppe) angelegt werden soll.

Nach dem Speichern werden Sie automatisch zur Übersicht der Dokumente weitergeleitet:

Mitunter sollte nicht jedes Dokument für jeden Benutzer einsehbar sein.

Um dies zu verhindern, können Sie die Rechte in der Dokumentengruppe einstellen

Hier wählen Sie die Dokumentengruppe aus, die Sie bearbeiten möchten:

Im Reiter "Rechte Dokumente" können Sie die Berechtigungen je nach Rechtegruppe (Stammdaten > Mitarbeiter > Rechtegruppen) auswählen. Sie haben die Auswahl zwischen Vollzugriff, NurLesen oder KeinZugriff.

Mit "Berechtigungen speichern" bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Hinweis:

Unter Dokumentengruppe XY bearbeiten können Sie das Automatische Synchronisieren auf Ja setzen. Dies empfehlen wir Ihnen nur in absoluten Ausnahmefällen, da sonst alle Dokumente komplett in die Mobile Anwendung übertragen werden, was eventuell aufgrund der vielen Synchronisationsdaten zu Performance-Problemen führen könnte. Bleibt die Auswahl auf "Nein", wird lediglich der Dokumentenname synchronisiert und erst beim Aufrufen des Dokuments wird dieses geladen.

Für eine Dokumentengruppe kann auch je Objekt ein QR-Code erzeugt werden. So könnten z.B. alle Dokumente, die im Objektordner vorhanden sind, via QR-Code

Wählen Sie hierzu ein Objekt aus, z.B. Objektordner

Am mobilen Gerät (Handy/ Smartphone bzw. Tablet) wählen Sie ein Objekt aus

und unter Dokumente sehen Sie alle relevanten Dokumente, die für das Objekt eingestellt sind.

Hier sind nun alle Dokumente zu diesem Objekt abgelegt!